WhatsApp-Bot
Bürgerbeteiligung per WhatsApp
Viele Menschen öffnen nie eine Beteiligungsplattform, schreiben aber jeden Tag auf WhatsApp. Mit dem WhatsApp-Bot für Consul reichen Bürgerinnen und Bürger ihre Vorschläge im Chat ein, unterstützen und kommentieren Vorschläge, stimmen ab und erfahren, wenn ein neues Projekt startet. Alles landet in Ihrer Plattform, in denselben Projekten und Phasen wie die Beiträge aus dem Browser. Der Bot ist derzeit im Pilotbetrieb, Würzburg erprobt ihn als erste Kommune. Für Ihre Plattform richten wir ihn auf Anfrage ein.
Im Chat
Was im Chat möglich ist
Ein Scan des QR-Codes oder ein Tipp auf den Link öffnet den Chat. Der Bot ist ein KI-Assistent: Man schreibt ihm in eigenen Worten oder tippt auf die angebotenen Schaltflächen. Sprachnachrichten wandelt er in Text um, und er antwortet in der Sprache, in der jemand schreibt. Formulare und Meldungen im Mängelmelder füllen Bürgerinnen und Bürger weiterhin auf der Plattform aus, der Bot schickt dafür den passenden Link.
Projekte finden
fragen, was gerade läuft, oder ein Thema nennen, etwa „gibt es was zum Stadtpark?“. Der Bot zeigt passende Projekte mit ihren Phasen und Fristen.
Vorschläge einreichen
in Vorschlagsphasen und im Bürgerhaushalt, getippt oder als Sprachnachricht.
Unterstützen und kommentieren
Vorschläge anderer im Chat lesen, unterstützen, die Unterstützung zurücknehmen oder einen Kommentar schreiben.
Abstimmen
an Abstimmungen teilnehmen, Frage für Frage.
Nachfragen
anstehende Termine, erreichte Meilensteine und veröffentlichte Ergebnisse eines Projekts.
Eigene Beiträge ansehen
was man eingereicht hat und ob es schon online ist.
Vorschlag mit KI-Hilfe
Von der Idee zum fertigen Vorschlag
Der Bot findet einen ähnlichen Vorschlag 
Foto oder KI-Bild, mit Hinweis auf Bildrechte 
Der fertige Entwurf mit Titel, Text und Bild
Bürgerinnen und Bürger beschreiben ihre Idee so, wie sie ihnen einfällt. Daraus schreibt die KI einen Entwurf mit Titel und Text und zeigt ihn zur Bestätigung. Änderungswünsche setzt sie so oft um wie gewünscht. Steht im Entwurf etwas, das die Person so nicht gesagt hat, weist der Bot darauf hin und bietet an, diese Zusätze zu entfernen.
Gibt es schon einen ähnlichen Vorschlag, zeigt der Bot ihn an. Oft ist es sinnvoller, den bestehenden zu unterstützen, als einen zweiten einzureichen. Wer möchte, fügt ein eigenes Foto, ein von der KI erzeugtes Bild oder einen Ort hinzu. Vor dem Foto weist der Bot auf Bildrechte und erkennbare Personen hin, beim erzeugten Bild darauf, dass eine KI es erstellt. Veröffentlicht wird erst nach dem Tipp auf „Jetzt einreichen“. Prüft die Phase Beiträge vorab, erscheint der Vorschlag erst nach Ihrer Freigabe.
Legen Sie für eine Phase Bewertungskriterien fest, prüft der Bot jeden Entwurf dagegen, bevor er eingereicht wird. Verfehlt ein Entwurf ein hartes Kriterium, nennt der Bot den Grund und bittet um Überarbeitung. Weiche Kriterien ergänzen den Entwurf um eine Rückmeldung.
Abstimmen im Chat
Der Bot stellt die Fragen einer Abstimmung einzeln und zeigt an, wo man steht, zum Beispiel „Frage 2 von 5“. Neben Einfach- und Mehrfachauswahl beherrscht er Bewertungsskalen, Gewichtungen, Ortsangaben auf der Karte und Freitext. Jede Antwort wird sofort gespeichert, wie auf der Website. Fragen lassen sich überspringen und bis zum Ende der Abstimmung nachholen. Lässt sich eine Abstimmung nicht im Chat stellen, schickt der Bot den Link zum Stimmzettel.
Benachrichtigungen
Neuigkeiten per WhatsApp
Wer der Benachrichtigung zustimmt, erfährt per WhatsApp:
- dass ein neues Beteiligungsprojekt startet
- dass eine Vorschlagsphase in drei Tagen endet und wenn sie abgelaufen ist
- dass eine Abstimmung beginnt oder bald endet, je nach eingerichteter Vorlage mit der Schaltfläche „Jetzt abstimmen“, die direkt in den Stimmzettel im Chat führt
- dass der eigene Vorschlag neue Unterstützung, neue Kommentare oder eine Entscheidung der Moderation bekommen hat
Jede Art lässt sich im Chat einzeln an- und abschalten. Einzelnen Projekten folgen Bürgerinnen und Bürger im Chat genauso wie mit dem Folgen-Knopf auf der Plattform. Die Nachrichten enthalten nur einen Link und nennen weder Projekt noch Vorschlag, denn sie erscheinen auf dem Sperrbildschirm. Das Wort „Stopp“ beendet alle Nachrichten, auch auf Türkisch, Arabisch, Ukrainisch und Russisch.
Verwaltung
Was die Verwaltung steuert
Den Bot verwalten Sie im Verwaltungsbereich Ihrer Plattform.
- Ein- und Ausschalten: zentral für die Plattform und für jede Phase einzeln („WhatsApp-Bot: Einreichungen erlauben“).
- QR-Codes und Direktlinks: für die Plattform, für jedes Projekt und für jede Phase, als Bild oder als fertiger PDF-Aushang. Der Code einer Phase führt direkt in deren Einreichung, etwa vom Bauzaun oder von der Bürgerversammlung aus.
- Dialoge: Sie lesen jeden Chatverlauf und antworten bei Bedarf selbst. WhatsApp lässt solche Antworten innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht der Person zu.
- Reichweite: wie viele Nummern den Bot nutzen, wie viele verknüpft sind und Benachrichtigungen erhalten, wie viele Projekt-Benachrichtigungen zugestellt wurden.
- Nachrichtenvorlagen: Benachrichtigungen braucht WhatsApp als von Meta freigegebene Vorlage. Sie reichen die Vorlagen direkt aus der Plattform ein und aktivieren sie dort.
- Projekt-Benachrichtigung: per Schaltfläche auf der Projektseite oder automatisch bei jeder Veröffentlichung. Der automatische Versand ist ab Werk aus.
- Ton und Kontakt: ob der Bot duzt oder siezt, in welcher Sprache er Erstkontakte anspricht und welche Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Seite er bei Anliegen nennt, die nicht zur Beteiligung gehören.
Mit Konto
Für die volle Beteiligung verknüpfen Bürgerinnen und Bürger ihre Nummer einmal mit ihrem Konto auf der Plattform. Der Bot schickt dafür einen Anmeldelink, der eine Stunde gilt. Danach erscheinen Beiträge unter dem Benutzernamen des Kontos. Unterstützen, Kommentieren, Abstimmen und Benachrichtigungen setzen ein verknüpftes Konto voraus. Ob jemand Benachrichtigungen erhält, entscheidet ein eigenes Häkchen, die Verknüpfung allein reicht dafür nicht. Die Verknüpfung lässt sich im Chat jederzeit wieder lösen.
Als Gast
Erlaubt eine Phase die Teilnahme ohne Konto, reichen Bürgerinnen und Bürger dort auch ohne Verknüpfung ein. Der Beitrag erscheint dann als „Gast“. Es gelten dieselben Regeln wie auf der Plattform, etwa Beschränkungen auf Stadtteile oder Altersgruppen und die Höchstzahl an Beiträgen je Person.
Datenschutz
Was mit den Nachrichten passiert
KI-Hinweis
Die erste Nachricht des Bots sagt, dass hier eine KI antwortet und kein Mensch.
Zustimmung
Vor der ersten Einreichung stimmt die Person den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung zu, beide sind verlinkt. Die Zustimmung wird mit Zeitpunkt gespeichert.
Sichtbarkeit
Der Chat ist nicht öffentlich. Telefonnummer und WhatsApp-Profilname erscheinen nie auf der Plattform. Auf der Plattform lesen den Chat nur die Administratorinnen und Administratoren.
Löschfristen
Nachrichten werden nach einer Frist, die Sie festlegen, nachts automatisch gelöscht, ab Werk nach 90 Tagen. Technische Rohdaten der Zustellung löscht die Plattform nach sieben Tagen. Wer das Konto auf der Plattform löscht, löscht damit auch die Verknüpfung, den Chatverlauf und das Gedächtnis des Assistenten.
Beteiligte Dienste
Die Nachrichten laufen über WhatsApp (Meta) und den WhatsApp-Dienstleister 360dialog. Für die Antworten verarbeitet ein KI-Sprachmodell die Nachrichten, Sprachnachrichten werden per KI-Spracherkennung in Text umgewandelt. Das gehört in Ihre Datenschutzerklärung, wir unterstützen Sie dabei.
WhatsApp-Beteiligung
Häufige Fragen
Brauchen Bürgerinnen und Bürger ein Konto?
Für Unterstützen, Kommentieren, Abstimmen und Benachrichtigungen ja, die Nummer wird dafür einmal mit dem Konto verknüpft. Vorschläge gehen ohne Konto in Phasen, die Gastbeteiligung erlauben.
Antwortet im Chat ein Mensch?
Nein, es antwortet ein KI-Assistent, und das sagt er gleich zu Beginn. Die Verwaltung kann jeden Dialog lesen und selbst antworten.
Was braucht unsere Kommune dafür?
Eine eigene WhatsApp-Nummer, ein Geschäftskonto beim Dienstleister 360dialog und eine KI-Anbindung Ihrer Plattform. Der Bot ist im Pilotbetrieb, die Einrichtung übernehmen wir auf Anfrage.
Funktioniert der Bot in anderen Sprachen?
Ja. Er antwortet in der Sprache, in der jemand schreibt. In welcher Sprache er Menschen beim ersten Kontakt anspricht, legen Sie fest.
WhatsApp-Beteiligung in der Demo ansehen
Wir zeigen Ihnen einen Vorschlag und eine Abstimmung im Chat und besprechen, welche Projekte und Phasen Sie für WhatsApp öffnen möchten.
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Weitere Funktionen
- Projekte erstellen
Ein Projekt aus einer Datei, einer Webseite oder dem Projekt einer anderen Kommune anlegen.
- Bürgerhaushalt
Vom Vorschlag über die Prüfung durch die Verwaltung bis zur Abstimmung über das Budget.
- Auswertung
Kennzahlen, Karte und PDF-Bericht je Phase, auf Wunsch mit KI-Analyse.