Ratgeber
Eine Beteiligungsplattform auswählen: Kriterien, Kosten und Vergabe
Eine kommunale Beteiligungsplattform, manchmal auch Partizipations- oder Konsultationsplattform genannt, begleitet Ihre Kommune über Jahre. Wer sie auswählt, entscheidet über Datenschutz, Kosten und darüber, wie leicht ein späterer Wechsel fällt. Dieser Ratgeber zeigt, welche Kriterien zählen, was die Kosten treibt, was ins Leistungsverzeichnis einer Ausschreibung gehört und welche Fragen Sie Anbietern stellen sollten.
Vor der Auswahl
Erst den Bedarf klären
Bevor Sie Anbieter vergleichen, beantworten Sie vier Fragen im eigenen Haus.
Verfahren sammeln
Welche Beteiligungen stehen in den nächsten Jahren an? Bauleitplanung, Bürgerbudget, Umfragen, Konsultationen zu Konzepten, ein Mängelmelder? Je mehr davon eine Plattform abdeckt, desto weniger Werkzeuge brauchen Sie.
Zielgruppen festlegen
Wer soll mitmachen, und wie sicher muss das sein? Davon hängt ab, welche Verifizierung Sie brauchen und ob Angebote vor Ort dazugehören.
Zuständigkeiten klären
Wer legt Projekte an, wer moderiert, wer wertet aus? Fachämter, die eigene Projekte betreuen, brauchen eigene Rechte.
Partner prüfen
Wollen Nachbarkommunen oder der Landkreis mitmachen? Dann zählt, ob mehrere Kommunen eine Plattform teilen können, jede mit eigenem Bereich.
Kriterien
Kriterien für eine kommunale Beteiligungsplattform
Aus dem Bedarf werden Anforderungen. Diese Punkte gehören in Ihr Leistungsverzeichnis, ob Sie ausschreiben oder Angebote vergleichen:
- Die Beteiligungsformen, die Sie brauchen, beschrieben als Aufgabe, etwa „Abstimmung mit Teilnahme nur für verifizierte Einwohnerinnen und Einwohner“.
- Wer teilnehmen darf: Beschränkung nach Gebiet und Alter, Verifizierungswege, Teilnahme ohne Konto.
- Angebote vor Ort, etwa die Erfassung von Stimmen im Bürgerbüro, und wie sie in die Auswertung einfließen.
- Ort des Betriebs, eigene Installation und Datenbank, Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Barrierefreiheit: Erklärung zur Barrierefreiheit und wie die Plattform geprüft wurde.
- Rollen in der Verwaltung: Administration, Rechte je Projekt, Bearbeitung durch Fachämter.
- Auswertung und Export in offenen Formaten, auch die vollständige Herausgabe aller Daten zum Vertragsende.
- Betrieb: Testumgebung, Updates, Sicherungen, Umgang mit Sicherheitsupdates.
- Einrichtung im Erscheinungsbild der Kommune, Begleitung des ersten Projekts, Schulung.
- Support: Weg der Anfrage, Erreichbarkeit, Nachverfolgung.
- Weiterentwicklung: Welche neuen Funktionen sind enthalten, was wird gesondert beauftragt?
- Ihre eigene Mitwirkung, Laufzeit und Verlängerungsoptionen.
Grundfragen zur Plattformwahl stehen im Leitfaden digitale Bürgerbeteiligung.
Die Arbeit der Verwaltung prüfen
Eine Plattform wird im Alltag von der Verwaltung bedient, nicht vom Anbieter. Lassen Sie sich deshalb zeigen, wie ein Fachamt sein eigenes Projekt betreut. In Consul gibt es neben der Administration Projektmanager. Für jedes Projekt legen Sie fest, was eine Person darf: das Projekt verwalten, Inhalte moderieren, Beiträge im Namen anderer erstellen und Benachrichtigungen erhalten.
Prüfen Sie dabei auch, wie schnell ein neues Projekt entsteht und ob Sie auf Vorlagen zurückgreifen können. Beteiligungsprojekte erstellen
Lizenz und Betrieb
Open Source oder SaaS
Open Source beschreibt eine Lizenz: Der Quellcode ist öffentlich und darf verändert und weitergegeben werden. SaaS, also Software als Dienstleistung, beschreibt einen Betrieb: Die Software läuft beim Anbieter, die Kommune nutzt sie im Browser. Beides lässt sich verbinden.
Wer kontrolliert den Code?
Bei Open Source kann die Kommune den Code lesen, prüfen lassen und einen anderen Dienstleister mit dem Betrieb beauftragen. Consul und unsere Erweiterungen stehen unter der freien Lizenz AGPL.
Wer kontrolliert die Daten?
Entscheidend ist, ob Sie Ihre Daten jederzeit vollständig und in offenen Formaten herausbekommen. Das gehört vor der Vergabe in den Vertrag, nicht erst zum Vertragsende.
Wer betreibt die Plattform?
Selbst betreiben heißt: eigene Server, Updates und Sicherungen. Viele Kommunen lassen den Betrieb deshalb beim Dienstleister. Wir betreiben Consul auf Servern in Deutschland, auf Wunsch auch auf Ihrer Infrastruktur.
Mehr dazu im Beitrag Open-Source-Beteiligungssoftware oder SaaS.
Kosten
Was eine Beteiligungsplattform kostet
Die Kosten einer Beteiligungsplattform entstehen nicht nur beim Anbieter. Diese Punkte bestimmen, was Sie am Ende ausgeben. Lassen Sie sich jeden davon im Angebot einzeln ausweisen.
Einrichtung
Erscheinungsbild der Kommune, Grundkonfiguration, das erste Projekt und die Schulung des Teams.
Betrieb
Hosting, Updates, Sicherungen und Support über die gesamte Vertragslaufzeit.
Verifizierung
Anbindung an BundID oder Melderegister, Briefe mit Zugangscodes. Fragen Sie, was einmalig und was je Verfahren anfällt.
Erweiterungen
KI-Funktionen, maschinelle Übersetzung, 3D-Karten oder Geräte für die Beteiligung vor Ort. Klären Sie, wer die Nutzungskosten externer Dienste trägt.
Neue Funktionen
Bei uns kommt, was für alle Kommunen nutzbar ist, mit den regulären Updates ohne Aufpreis. Eine Funktion nur für Ihre Kommune ist ein eigener Auftrag mit eigenem Angebot.
Eigener Aufwand
Projekte anlegen, moderieren, auswerten und der Bürgerschaft antworten. Planen Sie dafür Zeit in der Verwaltung ein.
Consul erfüllt die Anforderungen des Bundesförderprogramms „Modellprojekte Smart Cities“. Was eine Plattform bei uns kostet, hängt von der Größe der Kommune und dem Umfang ab. Nach einem kurzen Gespräch nennen wir Ihnen ein Angebot.
Vergabe
Die Ausschreibung einer Beteiligungsplattform
Auftragswert schätzen
Maßgeblich ist der voraussichtliche Gesamtwert ohne Umsatzsteuer, einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen. Bei Verträgen ohne Gesamtpreis und mit unbestimmter Laufzeit oder mehr als 48 Monaten rechnet die Vergabeverordnung mit dem 48-fachen Monatswert (§ 3 VgV).
Verfahren bestimmen
Erreicht der Wert den EU-Schwellenwert, schreiben Sie nach Vergabeverordnung europaweit aus (§ 106 GWB). Darunter gilt das Haushaltsrecht Ihres Landes. Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) wird erst verbindlich, wenn Bund oder Land ihre Anwendung anordnen. Bei den Wertgrenzen, etwa für den Direktauftrag, weichen Bund und Länder mit eigenen Vorschriften vom Text der UVgO ab. Welche Grenzen gelten, weiß Ihre Vergabestelle.
Produktneutral beschreiben
Oberhalb der Schwelle darf die Leistungsbeschreibung grundsätzlich nicht auf ein bestimmtes Produkt verweisen. Ist das ausnahmsweise nötig, steht der Zusatz „oder gleichwertig“ dabei (§ 31 VgV). Beschreiben Sie also Aufgaben und Anforderungen, nicht eine Software.
Zuschlagskriterien wählen
Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot. Neben dem Preis dürfen qualitative Kriterien zählen (§ 127 GWB), etwa wie die Plattform ein Beispielverfahren aus Ihrer Kommune in einer Präsentation umsetzt.
Dieser Überblick ersetzt keine Rechtsberatung. Als Ausgangspunkt für Ihre Unterlagen stellen wir eine Muster-Leistungsbeschreibung bereit, ohne Preise und frei anpassbar.
Anbieter vergleichen
Fragen an Anbieter von Software für Bürgerbeteiligung
- Bekommen wir alle Beiträge, Ergebnisse und Konten jederzeit als Export in offenen Formaten, auch zum Vertragsende und ohne Aufpreis?
- Läuft die Plattform unter einer Adresse der Kommune, sodass Links nach einem Wechsel gültig bleiben?
- Was passiert mit unserer Plattform, wenn Ihr Unternehmen verkauft wird oder aufgibt?
- Welche Verifizierungswege sind schon angebunden, und welche müssten erst entwickelt werden?
- Gibt es eine Testumgebung, auf der wir Änderungen prüfen, bevor sie online gehen?
- Wie erreichen wir den Support, und sehen wir den Stand unserer Anfragen?
- Welche Funktionen sind im Betrieb enthalten, und was kostet eine Funktion, die nur wir brauchen?
- Mit welchen Kommunen können wir über ihre Erfahrungen sprechen?
Wechsel
Von einer anderen Plattform umsteigen
Daten sichern
Exportieren Sie Beiträge, Ergebnisse und Berichte der alten Plattform, bevor der Vertrag endet, und legen Sie fest, was archiviert wird.
Stichtag wählen
Laufende Verfahren schließen Sie auf der alten Plattform ab. Neue Verfahren starten auf der neuen.
Projekte neu anlegen
Mit KI-Anbindung schlägt der Projekt-Assistent in Consul aus einer öffentlich erreichbaren Seite der alten Plattform oder aus einem Dokument ein Projekt mit Phasen und Texten vor. Bilder übernimmt er nicht, Beiträge und Stimmen sichern Sie über den Export.
Bürgerschaft informieren
Sagen Sie, wo es weitergeht und was mit bisherigen Beiträgen geschieht. Leiten Sie die alte Adresse um, wenn das möglich ist.
Plattformwahl
Häufige Fragen
Muss eine Kommune eine Beteiligungsplattform ausschreiben?
Das hängt vom geschätzten Auftragswert ab. Ab dem EU-Schwellenwert gilt die Vergabeverordnung mit europaweiter Ausschreibung, darunter das Vergaberecht Ihres Landes mit eigenen Wertgrenzen, etwa für den Direktauftrag.
Dürfen wir in der Ausschreibung eine bestimmte Software verlangen?
Oberhalb des EU-Schwellenwerts grundsätzlich nicht. Die Leistungsbeschreibung muss produktneutral sein, ein Verweis auf ein Produkt ist nur ausnahmsweise und mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zulässig.
Können wir die Plattform selbst betreiben?
Ja. Consul ist Open Source unter der Lizenz AGPL und läuft auf Wunsch auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Dann liegen Server, Updates und Sicherungen bei Ihnen.
Welche Kosten fallen neben dem Angebotspreis an?
Vor allem die Arbeitszeit in der Verwaltung für Projekte, Moderation, Auswertung und Rückmeldung. Klären Sie außerdem, ob Verifizierung, KI-Funktionen und Übersetzung im Preis enthalten sind.
Consul im Vergleich ansehen
Wir zeigen Ihnen die Plattform an einem Verfahren aus Ihrer Kommune und beantworten Ihre Fragen an Anbieter.
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Weitere Funktionen
- Leistungen
Einrichtung, Betrieb, Schulung, Support und Weiterentwicklung aus einer Hand.
- Alle Funktionen
Beteiligungsformen, Datenschutz und Schnittstellen im Überblick.
- Projekte erstellen
Ein Projekt aus einer Datei, einer Webseite oder dem Projekt einer anderen Kommune anlegen.