Der Beschluss ist gefasst, die Vorlage liegt als PDF im Ratsinformationssystem. Vierzig Seiten mit Bestandsplan, Zeitschiene, Zielgruppen und vier Abstimmungsfragen im Anhang. In sechs Wochen soll die Beteiligung online gehen.
Und jetzt muss jemand im Amt diese vierzig Seiten in eine Projektseite verwandeln.
Genau hier bleibt digitale Beteiligung in der Praxis am häufigsten hängen. Nicht am Konzept und nicht an der Software. An der Übertragung. Wer im Bauamt neben Baugenehmigungen und Bürgeranfragen auch noch eine Beteiligungsplattform betreut, hat für das Abtippen von Phasenbeschreibungen selten einen freien Nachmittag. Der Deutsche Städte- und Gemeindebund weist seit Jahren darauf hin, wie knapp die Personaldecke in den Kommunalverwaltungen inzwischen ist, und die Beteiligungsbetreuung steht auf keiner Stellenbeschreibung ganz oben.
Die Entwicklung der letzten zwei Jahre ging deshalb kaum in neue Beteiligungsformate. Sie ging in die Frage, wie eine Projektseite überhaupt entsteht.
Vier Türen in eine leere Seite
Wer in Consul ein neues Projekt anlegt, landet zunächst auf einer leeren Seite. Diese Seite fragt als Erstes, wie es weitergehen soll.
Die vier Wege sind keine Geschmacksfrage, sie hängen davon ab, was schon vorliegt. Wer eine fertige Vorlage hat, importiert sie. Wer nur eine Idee hat, beschreibt sie. Wer weiß, wie die Seite aussehen soll, greift zur Vorlage. Und wer etwas Eigenes bauen will, fängt mit einem leeren Block an.
Alles, was danach kommt, passiert direkt auf der Seite. Es gibt kein getrenntes Redaktionssystem, in dem man Inhalte pflegt und danach in der Vorschau nachsieht, ob es passt. Titel, Untertitel, Bilder und Textblöcke werden dort bearbeitet, wo sie später stehen.
Abschreiben ist ausdrücklich erwünscht
Die meisten Kommunen bauen Beteiligungsseiten, die es anderswo in ähnlicher Form längst gibt. Die Pocket Parks in Bochum und die Bürgerversammlung 2026 in Kempten haben thematisch nichts miteinander zu tun. Als Bauform auf einer Beteiligungsplattform liegen sie deutlich näher beieinander, als die Themen vermuten lassen. Lokal ist der Inhalt, nicht die Konstruktion.
Deshalb gibt es im Projektbereich eine eingebettete Übersicht aller öffentlichen Projekte, die auf unseren Instanzen laufen.
Wer dort etwas Passendes findet, kopiert nicht den Screenshot, sondern das Projekt. Die Adresse wird eingefügt, und Phasen, Einstellungen, Inhalte und Karten landen als deaktivierter Entwurf auf der eigenen Plattform.
Was nicht mitkommt, ist genauso wichtig wie das, was mitkommt. Beiträge bleiben zurück, ebenso Stimmen, Kommentare und die Abonnements der Teilnehmenden. Es wandert die Bauform, nicht das Verfahren.
Für eigene Projekte gilt das gleiche Prinzip eine Ebene tiefer. Wer jedes Jahr ein Bürgerbudget durchführt, legt es nicht jedes Jahr neu an, sondern kopiert den Vorjahrgang und passt Laufzeit und Summe an.
Was die KI aus vierzig Seiten macht
Zurück zur Ausschussvorlage. Der Projektimport nimmt PDF, Word, ODT, Text und Markdown entgegen, liest den Text aus und schlägt daraus eine vollständige Projektstruktur vor.
Interessant ist weniger der Upload als das, was danach passiert. Das Ergebnis wird nicht einfach angelegt. Es landet in einem Chat, in dem die KI zeigt, was sie verstanden hat, und nachfragt, wo das Dokument sie im Unklaren lässt.
Als Probe lief für diesen Artikel ein erfundenes Beteiligungskonzept zur Neugestaltung eines Marktplatzes durch den Import. Gut zwei Kilobyte Text mit drei beschriebenen Phasen und vier Abstimmungsfragen im Anhang.
Der Punkt an dieser Bauweise ist die Reihenfolge. Solange niemand auf „Projekt importieren“ klickt, existiert kein Projekt. Man kann im Chat Phasen austauschen, Daten korrigieren, das Titelbild wählen oder die ganze Analyse verwerfen und neu starten, ohne dass auf der Plattform etwas entsteht. Und wenn das Projekt dann angelegt wird, ist es deaktiviert und trägt eine Kennzeichnung, dass eine KI daran beteiligt war.
Wie gut das Ergebnis ausfällt, hängt allerdings stärker vom Dokument ab, als uns lieb ist. Eine sauber gegliederte Beschlussvorlage liefert brauchbare Phasen. Ein gescanntes Protokoll ohne Textebene liefert gar nichts, weil sich daraus kein Text auslesen lässt. Vorher sagen lässt sich das schlecht, man merkt es beim ersten Versuch.
Fragen, die schon im Dokument stehen
Abstimmungsfragen sind ein eigener Fall. Sie stehen in fast jedem Konzept ausformuliert im Anhang, samt Antwortoptionen, und werden trotzdem regelmäßig von Hand in die Maske getippt. Bei zwanzig Fragen mit je fünf Antworten ist das ein halber Arbeitstag.
Die KI liest Fragetext, Fragetyp, Antwortoptionen und bei Bewertungsskalen auch deren Beschriftung aus und legt daraus einen Entwurf an, der noch keine Frage ist. Jede erkannte Frage lässt sich einzeln bearbeiten, umformulieren oder abschalten. Erst beim Übernehmen entstehen echte Fragen in der Abstimmung. Wer mit dem Ergebnis unzufrieden ist, lässt dasselbe Dokument noch einmal auswerten, ohne es erneut hochzuladen.
Der Block, den die Vorlage nicht hergibt
Bleibt der Alltag nach dem Import. Ein Hinweis auf einen verschobenen Termin, ein Zitat der Bürgermeisterin, eine Downloadliste mit den Gutachten, irgendwann eine Meldung, dass die Frist verlängert wurde. Dafür gibt es einen Katalog fertiger Inhaltsblöcke.
Die Kategorien wurden zwischendurch zweimal umbenannt, bis die Namen einigermaßen saßen. Für alles, was der Katalog nicht hergibt, gibt es den Weg über eine Beschreibung.
Und für Blöcke, die schon stehen, sitzt ein KI-Editor direkt in der Symbolleiste jedes Blocks, neben Text-Editor, Code-Editor, Duplizieren und Versionsverlauf.
Über diese Voreinstellung wurde intern am längsten diskutiert. Solange der Schalter aus bleibt, verändert die KI ausschließlich Struktur und Gestaltung, während jedes Wort im Block unangetastet bleibt. Das klingt nach einer Kleinigkeit. In einer Verwaltung, in der Formulierungen abgestimmt und teils juristisch geprüft wurden, ist es der Unterschied zwischen einem nützlichen Werkzeug und einem Risiko.
Wir haben lange gedacht, mehr KI-Funktionen bedeuteten automatisch weniger Arbeit. Das stimmt so nicht. Was den Aufwand tatsächlich senkt, ist nicht die Erzeugung von Inhalten, sondern der Wegfall der Übertragung. Die vierzig Seiten sind längst geschrieben, geprüft, in einem Ausschuss diskutiert und beschlossen. Sie danach ein zweites Mal in ein Formular zu tippen, hat noch niemandem genützt.
